Tratamiento de datos

Con este módulo podrás gestionar de forma adecuada los datos personales de los terceros contenidos en Sage 200.

 

Configura primero un responsable en la gestión de datos RPGD/LOPDGDD, en el menu Inicio selecciona la empresa y en Acciones principales haz clic sobre Cargos y Socios. En el apartado Representante entidad o empresa es donde estableceremos si este cargo tiene capacidad de firma en documentos del RGPD/LOPDGDD.

 

Mantenimiento del RGPD/LOPDGDD

En aquellas entidades que pueden verse afectada por el RGPD/LOPDGDD, encontrarás este botón púlsalo para acceder a la gestión del RGPD/LOPDGDD del registro seleccionado.

Observa la cabecera de la entidad, contiene los datos mas identificativos junto con un apartado Estados donde se informa cada una de las situaciones en las que se encuentra el tratamiento de los datos.

Los estados se verán afectados y cambiarán según las acciones que realices en las diferentes pestañas.

Cliente. Gestión RGPD/LOPDGDD

 

 

Hemos divido la gestión de datos sensibles en los siguientes apartados:

 

Consentimiento

Consentimiento/Recogida de datos

Para solicitar el consentimiento de tratamiento de datos de la entidad pulsa Solicitar consentimiento en indica un fecha de solicitud. Selecciona la plantilla que deseas utilizar y contesta afirmativamente para generar la solicitud.

(Para la solicitud de varios consentimientos te recomendamos utilices la opción Solicitud masiva de consentimientos del Gestor RGPD/LOPDGDD)

Puedes ver el documento de solicitud pulsando el botón . Desde esta previsualización del documento tienes además la posibilidad de Enviar el mismo por email.

Documento de Solicitud de consentimiento

 

 

Si existe ya una solicitud previa puedes volver a generar el documento, te mostraremos este mensaje de confirmación y selección de plantilla, se generará así en el histórico del mantenimiento de datos RGPD/LOPDGDD una versión para este documento. Desde este mantenimiento de RGPD/LOPDGDD se acceso siempre a la última versión del documento.

Cuando el cliente en este caso nos devuelve el consentimiento firmado deberemos adjuntarlo en su ficha pulsa el botón Recibir consentimiento, se modificará el estado del Consentimiento a “Recibido".

Realizada la importación del fichero te recordaremos que debes indicar la fecha de recepción así como la autorización o no del tratamiento de datos, Envío de publicidad, Cesión de datos, y Transferencias internacionales.

 

 

Derecho de supresión

El tercero puede hacer uso de su derecho de supresión, en este apartado informa esta situación.

Indica en el campo Motivo, la situación de este derecho:

• No informado. El derecho no se ha ejercido.
• No consentimiento. El tercero ha denegado el consentimiento al tratamiento de datos en la recepción de la solicitud de consentimiento.
• Solicitud de supresión. El tercero ha enviado una solicitud de derecho de supresión.

Si has recibido solicitud del derecho de supresión por parte del tercero pulsa Recibir la petición de supresión adjunta el documento e indica una fecha. Importado el fichero, establece la Fecha inicio bloqueo y pulsa Bloquear. Por defecto la Fecha propuesta anonimización o anonimato se corresponde la fecha de recepción del fichero, puedes indicar la que corresponda en su caso.

Como consecuencia del bloqueo el acceso a los datos de la entidad será solo en modo "Consulta", no podrás tratar su datos. Puedes volver a activar el tercero pulsando Desbloquear.

Para comunicar la supresión de los datos del tercero pulsa Emitir acuse recibo pet. supresión, se generará el dicho documento según plantilla configurada.

 

Encargo de tratamiento (solo Clientes y Proveedores)

Informa en este apartado la información relativa en lo casos de contratación de la gestión del tratamiento de datos de cliente o proveedor.

Completa primero los campos Descripción del servicio, Descripción detallada del servicio, Fecha inicio, Fecha fin de contrato y Datos accesibles por el encargado, información que aparecerá en la plantilla del documento al "Emitir encargo de tratamiento".

Posteriormente podremos Recibir encargo tratamiento adjuntando el contrato firmado.

 

Derecho acceso/Portabilidad

Cuando el tercero desee conocer que datos suyos estamos tratando ejerce así su derecho al acceso de datos. En esto casos pulsamos la opción Recepcionar docum.Solicitud adjuntado el documento recibido. A continuación indicamos en el campo ¿Portabilidad? si el tercero a solicitado la portabilidad o simplemente no se ha informado este hecho.

Para comunicar los datos objeto de tratamiento pulsa Emitir documen. de derecho acceso .

 

Para los supuestos de portabilidad puedes Emitir documento de portabilidad y además generar el fichero pulsa Emitir fichero portabilidad.

El fichero de portabilidad es un fichero txt que contiene una relación de todos los campos RGPD/LOPDGDD referentes a la Entidad-Registro. En cada línea se muestra la descripción del “Campo RGPD/LOPDGDD” y el valor de este campo, separados por “;”.

Histórico

Desde esta pestaña puedes consultar todo el histórico generado desde este mantenimiento, con información cronológica, tipo de proceso, acción y observaciones.

En las acciones que conlleven la emisión o recepción de documento tendrás acceso al mismo pulsando la opción Ver documento.